業務効率化
Googleフォームの回答をスプレッドシートに自動保存する方法
Googleフォームの回答を一覧にしたいときは、フォームの 「回答」からスプレッドシートを保存先に指定 します。新しい回答が届くと、リンクしたシートに行が追加されます。イベントの申し込みや社内アンケートをそのまま一覧で確認するなら、Googleフォームの標準機能でできます。
1. フォームから回答の保存先を選ぶ
- 対象のGoogleフォームを編集画面で開き、上部の「回答」を選びます。「概要」タブが表示されている場合は開きます。
- 右上のその他メニュー（︙）から「回答の送信先を選択」を押します。
- 「新しいスプレッドシートを作成」か「既存のスプレッドシートを選択」を選びます。
- 新規ならファイル名を入力して「作成」。既存なら「選択」を押して保存先のファイルを指定します。
初めてのフォームなら、新しいファイルを作ると保存先を見分けやすくなります。チームで管理しているファイルにまとめる場合は既存ファイルを選び、その中でフォームの回答が入るタブを確認します。たとえば、既存の「参加者集計」タブがあっても、まず回答用タブを開きます。
2. テスト回答を1件送り、両方に残るか確認する
- フォームを公開し、回答者用リンクを開きます。公開範囲は実際の運用に合わせます。
- 「保存先テスト 01」など、あとで見分けられるダミー回答を1件送ります。稼働中のフォームでテスト回答を混ぜられない場合は、コピーで設定手順を試します。
- フォーム編集画面の「回答」で、その回答が届いたことを確認します。
- 同じ画面のスプレッドシートのアイコンから連携先を開き、回答用タブにテスト回答の行があるか確認します。
すでに回答を集めているフォームで保存先を変更する場合は、変更前に旧ファイルを控えておきます。変更後は新しいテスト回答に加えて、必要な過去回答がどちらのファイルにあるかも確かめておくと、引き継ぎ時に迷いません。
Google公式ヘルプ「フォームを公開して回答者と共有する」
回答がスプレッドシートに反映されないとき
- フォームの「回答」にも出ていない。回答者用リンクで送信完了まで進めたかを確認します。フォームの公開状態と、テストに使ったアカウントに回答権限があるかも見ます。
- フォームには出ているが、シートに見当たらない。「回答」のスプレッドシートのアイコンから開き直し、ファイルと回答用タブを確認します。リンクが解除されている場合、旧シートの行は残りますが、新しい回答は書き込まれません。保存先を設定し直したら、もう1件送って確かめます。
- 担当者がシートを開けない。フォームと回答先のファイルで共有権限をそれぞれ確認します。個人情報を含む場合は、閲覧が必要な担当者に範囲を絞ります。
別の管理表に必要な項目だけ転記したいとき
申し込みの一覧を残すだけなら、ここまでの設定で足ります。たとえば受付用シートから、別の作業台帳に受付番号と希望日だけを転記したい場合は、元の回答を残したうえで、その後の転記を別工程にできます。